Guide pour les trésoriers
et les présidents

Avant de commencer

Les responsables travaillent sur le site. Les membres utilisent le portail membre sur leur téléphone.

• Connexion (responsables) : ouvrez njangibase.com, choisissez Se connecter, puis saisissez votre e-mail et votre mot de passe. Vous arrivez sur le Tableau de bord de votre association.
• Qui enregistre l’argent : le Président, le Trésorier, le Secrétaire financier et le Secrétaire financier adjoint. Le Vice-président et le Secrétaire voient les totaux, pas ce que chaque membre a payé ou doit.
• Membres : ils ouvrent njangibase.com/chapter-portal et se connectent avec le Code d'association, leur numéro de téléphone avec l’indicatif du pays et un PIN à 6 chiffres qu’un responsable définit pour eux. Un membre qui oublie son PIN demande à un responsable de le réinitialiser. Après une première connexion, il peut activer la connexion par empreinte digitale.
• Noms des menus : ce guide utilise les noms des menus en français. En anglais : Réunions = Meetings, Cotisations = Dues, Amendes = Fines, Trésorerie = Treasury, Membres locaux = Local Members, Rapports = Reports, Clôture de l’exercice = Year-End Close, Partage de l’excédent = Share-out. La version anglaise de ce guide utilise les noms anglais.

Soirée de réunion

Créez la réunion avant l’arrivée des membres. Les membres font leur pointage avec le code QR, vous corrigez l’appel, puis vous terminez la réunion et faites la revue des amendes.

1. Créer la réunion : Réunions → Réunions → Créer une réunion → Planifier une réunion. Saisissez un titre, la date, l’heure de début et l’heure de fin. Vous avez oublié de la créer et la réunion a déjà commencé ? Planifier une réunion fonctionne encore jusqu’à l’heure de fin, avec le pointage. Pour une réunion déjà terminée, choisissez plutôt Enregistrer une réunion passée : elle est enregistrée comme terminée, sans pointage.
2. Ouvrir le pointage : sur la page de la réunion, choisissez Afficher le code QR. Les membres le scannent et saisissent leur PIN. Imprimer le QR ou Télécharger le QR permet de poser le code sur la table.
3. Démarrer la réunion : Démarrer la réunion. Vous pouvez démarrer un peu avant l’heure prévue.
4. Corriger l’appel : dans l’onglet Présence, marquez chaque membre Présent, En retard, Absent(e) ou Excusé. Marquer tout le monde présent fait gagner du temps quand presque tout le monde est venu. Excuser demande un motif, qui s’affiche sous Remarques.
5. Terminer la réunion : Terminer la réunion, puis confirmez. Le pointage se ferme pour tous et la réunion ne peut pas être rouverte. Vous pouvez encore corriger l’appel ensuite.
6. Faire la revue des amendes : l’onglet Amendes liste les amendes que vos règles prévoient pour les absents et les retardataires. Les membres excusés ne sont jamais mis à l’amende. Décochez ceux que vous ne mettez pas à l’amende, puis Émettre les amendes. Imprimer le projet vous donne une liste à lire d’abord à voix haute.
7. Verrouiller les présences : quand il ne reste plus d’amende à décider, Clôturer la revue et verrouiller les présences.

Les montants des amendes viennent de vos catégories de réunion : Réunions → Politiques de réunion (le bouton bouclier) → Nouvelle règle d'amende. Choisissez la catégorie, Absent ou En retard, le montant et le motif. Un membre que vous décochez reste dans la revue jusqu’à ce que vous émettiez l’amende ou que vous l’excusiez.

Cotisations

Les cotisations sont des montants dus créés à partir de vos grilles tarifaires. Vous les générez une fois par période et enregistrez chaque paiement quand un membre paie.

• Créer un frais une fois : Finances de l'association → Cotisations et frais → Grilles tarifaires → + Nouveau type de frais. Utilisez Exempter sur un frais pour les membres qui ne le paient pas.
• Facturer une période : Cotisations → Générer depuis les barèmes de frais. Choisissez le frais, la période (par exemple 2026-10) et la date d’échéance, puis Générer. Chaque membre actif reçoit un montant dû.
• Enregistrer un paiement : sur la page Cotisations, ouvrez la ligne du membre → Payer. Saisissez le montant, le numéro de reçu comme référence et le compte de trésorerie où l’argent est entré. Un montant inférieur laisse le montant dû Partiel. Si le membre a payé un autre jour, modifiez la Date du paiement (chaque formulaire de paiement la propose).
• Plusieurs membres paient le même montant : Paiement groupé. Cochez les membres ; si la période compte plusieurs frais, choisissez celui que vous encaissez.
• Exonérer : Exonérer sur le montant dû, avec un motif. Vous pouvez aussi accorder au membre un crédit d’association du même montant.
• En retard : Marquer en retard fait passer En retard tout montant impayé dont l’échéance est dépassée. Jusque-là, il reste En attente. Cette action est irréversible.

Vérifiez le montant et le compte avant d’appuyer sur Enregistrer le paiement. Un paiement enregistré par erreur n’est pas supprimé : on l’annule par une écriture inverse (voir Quand quelque chose ne va pas).

Amendes

Les amendes de réunion viennent de la revue des amendes. Toute autre amende, vous l’émettez vous-même. Exonérer, Contester et Annuler l'amende demandent chacun un motif, et le membre voit le résultat.

Une amende de réunion annulée peut être rétablie avec Rétablir sur sa ligne dans la revue des amendes de cette réunion. Le membre la doit de nouveau et en est informé. Amendes → Imprimer donne le registre des amendes ; Excel donne une ligne par amende.

Trésorerie et caisse

Chaque paiement que vous enregistrez arrive sur un compte de trésorerie : les comptes montrent donc toujours ce que l’association détient. Tout cela se trouve dans Finances de l'association → Caisse et banque.

• Comptes : Trésorerie → + Compte. Un compte par endroit où l’argent est gardé : caisse, banque, PayPal, mobile money.
• Recette ou dépense sans lien avec un membre (location de salle, don, frais bancaires) : Trésorerie → + Opération. Choisissez le compte, Revenu ou Dépense, la catégorie, le montant, la date, la description et le numéro de reçu.
• Déplacer de l’argent entre comptes (espèces déposées à la banque) : Virement. Il faut au moins deux comptes.
• Compter la caisse : Comptages de caisse → Créer le comptage. Comptez par billet et par pièce, nommez un témoin, et un responsable approuve le comptage.
• Vérifier la banque : Rapprochement bancaire. Rapprochez le relevé bancaire de vos comptes.
• Fonds de construction, missions, appels spéciaux : Cotisations et frais → Collectes spéciales → Nouvelle collecte. Les membres peuvent prendre un Nouvel engagement et le payer dans la durée.

En fin d’exercice, chaque compte de caisse a besoin d’un comptage approuvé et chaque compte bancaire d’un rapprochement terminé (voir Fin d’exercice).

Membres et portail

Chaque membre figure dans la liste Membres locaux. Un membre a besoin d’un numéro de téléphone et d’un PIN pour utiliser le portail.

• Ajouter un membre : Personnes → Membres locaux → Ajouter un membre. Choisissez la Langue des avis (anglais ou français). Les rappels et avis envoyés au membre sont rédigés dans cette langue, et elle change quand il se connecte au portail.
• Donner l’accès au portail à un membre : sur sa ligne, Définir un PIN temporaire (6 chiffres). Communiquez-lui le PIN et le Code d'association. Le PIN expire après 30 jours, et le membre choisit son propre PIN à sa première connexion.
• Donner l’accès à tout le monde d’un coup : Générer des PIN temporaires en attribue un à chaque membre actif de la page qui n’en a pas encore. Enregistrez ou imprimez la liste tout de suite : elle ne s’affiche qu’une fois.
• Un membre a perdu son téléphone ou oublié son PIN : Réinitialiser le PIN. Il est déconnecté sur tous ses appareils et sa connexion par empreinte digitale est supprimée. Définissez ensuite un nouveau PIN temporaire.

Dans le portail, les membres voient ce qu’ils doivent, leur relevé, les actualités de l’association et leur boîte de réception, et ils peuvent participer aux votes et aux plannings d’accueil.

Rapports

Chaque liste dans laquelle vous travaillez a des boutons Imprimer et Excel. Les endroits ci-dessous couvrent ce qu’un comité ou un membre demande.

Les rapports imprimés portent le nom de l’association et la date, et le nom du fichier indique ce qu’il contient. Les membres voient aussi leur propre relevé dans le portail à tout moment : vous avez donc rarement besoin d’en envoyer un.

Fin d’exercice

Après le dernier jour de l’exercice : vérifiez l’argent, partagez l’excédent si votre association le fait, puis clôturez l’exercice. La clôture verrouille toutes les dates de l’exercice.

1. Vérifier l’argent : un comptage de caisse approuvé pour chaque compte de caisse et un rapprochement bancaire terminé pour chaque compte bancaire, tous deux à la date de fin d’exercice ou après. L’application ne rapproche pas le mobile money ni PayPal : comparez vous-même ces soldes avec le relevé du fournisseur.
2. Partager l’excédent (si vous le faites) : Fonds des membres → Njangi et versements → Partage de l’excédent → Nouveau calcul. Choisissez la méthode (Partage égal, Selon la présence, Selon l’épargne, Selon l’ancienneté, Selon la contribution ou Mélange personnalisé) et vérifiez la part de chaque membre. Pour déduire d’abord de chaque part les cotisations et amendes en retard, activez-le dans Règles de répartition avant le calcul.
3. Approuver : Approuver la distribution. Si votre association exige un second responsable, une autre personne que celle qui a calculé le plan l’approuve.
4. Verser : Distribuer les fonds, en choisissant le compte de trésorerie d’où sort l’argent. Sous Qui conserve sa part en crédit ?, cochez les membres qui gardent leur part au lieu de la recevoir en espèces : ils reçoivent une note de crédit qui règle leurs cotisations, amendes et autres charges. Chaque membre est informé de son montant.
5. Clôturer l’exercice : Finances de l'association → Rapports → Clôture de l’exercice. Les points bloquants de la liste de contrôle doivent être corrigés ; les avertissements peuvent être acceptés. Puis Clôturer l’exercice → Clôturer les comptes.
6. Garder l’état : Imprimer l’état donne l’état de fin d’exercice figé, pour l’AG.

Après la clôture, rien de daté dans l’exercice ne peut être ajouté ni modifié. Les cotisations, amendes et engagements impayés passent à l’exercice suivant et restent exigibles. Si quelque chose a été oublié, Réouvrir l’exercice avec un motif : chaque responsable est informé, et vous clôturez de nouveau ensuite. La clôture de l’exercice fait partie du module de rapports de l’abonnement de votre association.

Pour les présidents

Le président décide qui occupe quel poste, et les responsables décident ensemble du niveau de contrôle de l’argent.

• Ajouter un responsable : Personnes → Responsables → Inviter un co-responsable. Saisissez son nom, son e-mail, son téléphone avec l’indicatif du pays et le poste. Il reçoit son propre identifiant par e-mail ; vous ne voyez jamais son mot de passe. Chaque poste a un seul titulaire à la fois.
• Changer ou retirer un responsable : Changer de poste ou Retirer sur sa fiche. Son accès prend fin avec le rôle.
• Quitter la présidence : Transmettre la présidence, et choisissez le prochain président parmi vos membres. S’il n’a pas encore d’identifiant, indiquez un e-mail de connexion et il reçoit ses informations. Le poste n’est jamais laissé vacant.
• Contrôles de l’argent : Finances de l'association → Aperçu et config → Paramètres financiers → Séparation des tâches. Choisissez où deux personnes différentes doivent intervenir : les partages de l’excédent, prêts, prestations et règlements de sortie nécessitent l’approbation d’un autre responsable financier ; les règlements njangi et les comptages de caisse nécessitent une seconde personne. S’il n’existe pas d’autre responsable financier, le seul responsable peut approuver seul, et c’est enregistré ainsi.
• Qui a modifié quoi : Gouvernance et registres → Registres → Journal d'activité liste chaque modification. Chaque modification des contrôles de l’argent est aussi conservée dans l’audit financier.

Si votre association fait partie du réseau NjangiBase, Personnes → Candidatures est l’endroit où vous vous portez garant des personnes qui demandent à adhérer, et la clé d’adhésion sur le tableau de bord de l’association décide qui peut postuler.

Quand quelque chose ne va pas

La plupart des problèmes viennent d’une connexion faible. Lisez le message affiché par l’application avant d’appuyer de nouveau sur quoi que ce soit.

Corriger une erreur de saisie

• Appel erroné : changez le statut du membre dans l’onglet Présence de la réunion. Une fois la revue des amendes clôturée, seul le président peut la déverrouiller.
• Amende erronée : Annuler l'amende, avec un motif.
• Montant dû erroné : Exonérer, avec un motif.
• Écriture de trésorerie erronée : Trésorerie → Écritures → Annuler l’écriture sur cette écriture, avec un motif. L’écriture reste ; son inverse est passée le même jour.
• Paiement erroné (mauvais membre, mauvais montant, enregistré deux fois) : annulez-le dans le grand livre de la trésorerie avec un motif, puis enregistrez-le de nouveau correctement. Ce qu’il avait payé revient à l’état d’avant (le montant dû redevient impayé, le prêt redevient dû, le dépôt est retiré), son reçu est annulé, et le membre et les responsables financiers sont informés. Un exercice dont les comptes sont clôturés, ou une période dont le partage de l’excédent a été calculé, ne peut pas être annulé.